Azioni intraprese dal gruppo di lavoro sul catalogo unico.

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ATTIVITA' SVOLTA DAL GRUPPO DI LAVORO PER L'INFORMATIZZAZIONE DEL PATRIMONIO CULTURALE DEL C.A.I. E REALIZZAZIONE DI UN CATALOGO COLLETTIVO

Una prima tappa importante è stata la realizzazione del catalogo on-line della Biblioteca nazionale, oggi consultabile a partire dal sito web del CAI ; il passo successivo, dovrebbe prevedere l’arricchimento di questa base-dati con i record catalografici di alcune biblioteche sezionali. Un elemento importante da tenere in considerazione riguarda il fatto che i cataloghi di alcune fra le più importanti biblioteche sezionali fanno già parte di Opac territoriali o aderiscono a SBN (es. sez. di Milano e SAT di Trento) e che pertanto non potranno far parte della base-dati C.A.I..
Il problema principale è dunque raccordare le realtà catalografiche eterogenee delle biblioteche sezionali, per offrire ai fruitori remoti un’unica base dati interrogabile via internet.
Data l’importanza dell’obiettivo è necessario maturare una scelta duratura e equilibrata con un buon rapporto costi-benefici.
Al tal fine si può prevedere l’utilizzo di un software che possa essere utilizzato per la catalogazione on line, da parte delle varie biblioteche, sia come browser per l’interrogazione dei cataloghi di quelle biblioteche che “risiedono” presso altri sistemi bibliotecari. Ma non solo: questo progetto dovrebbe considerare la possibilità di comprendere nel catalogo collettivo tutti i beni culturali del Club alpino italiano (audiovisivi, materiali cartografici, raccolte museali, opere grafiche) e disponibile ad accettare archivi bibliografici e documentari di altri enti ed associazioni.
Si è quindi provveduto ad una verifica delle funzionalità del software idoneo alla gestione di tale catalogo e sono state esaminate le possibili soluzioni tecniche e le proposte commerciali di alcune ditte specializzate, anche attraverso specifiche dimostrazioni pratiche. L’utilizzo di tali software prevede due modalità: l’acquisto delle licenze d’uso (e conseguente canone di manutenzione annuale) oppure è possibile attivare la modalità di gestione in ASP (application server provider), che prevede il “noleggio” delle macchine e del software presso la ditta che fornisce tale servizio. Ovviamente i dati rimangono di proprietà del CAI, anche se risiedono su macchina remota ed a carico della ditta esterna sono tutte le manutenzioni e la sorveglianza della funzionalità h. 24.
Una soluzione che, almeno sulla carta, si presenta con caratteristiche di professionalità medio-alta comporterebbe una previsione di spesa annua, per quanto riguarda la gestione in ASP, compresa fra i 12.000 ed i 15.000 euro, ed una spesa iniziale di impianto (che consiste essenzialmente in conversioni dati) di circa 7-9.000 euro. Per l’acquisto delle licenze si può prevedere una spesa iniziale di circa 20/23.000 euro + i costi di manutenzione annuale, piuttosto variabili da ditta a ditta, ma che non dovrebbero essere inferiori a circa 4.000 euro. I costi di acquisto per alcuni software sono inferiori alla cifra indicata ma si hanno maggiori oneri per quanto riguarda le manutenzione annuali. Tali costi possono essere oggetto di ulteriori trattative e di eventuali sconti.
E’ quindi evidente che l’impiego di tali importi sarebbe tanto più giustificati quanto più si riuscirebbe a coinvolgere, come si diceva all’inizio, vaste raccolte documentarie di biblioteche, cineteca, raccolte fotografiche, cartografiche, manifesti, oggetti museali ecc.
Terminata la fase di ricerca e documentazione sui programmi più idonei da parte del gruppo di lavoro BiblioCAI, la Sede centrale deve ora di valutare l’impegno economico da destinare a tale progetto, in rapporto al servizio che si offrirebbe alla collettività dei soci Cai, di tutti gli appassionati di montagna, studenti, giornalisti e ricercatori. Da considerare anche la maggiore visibilità che il Cai ne ricaverebbe e all’attenzione che potrebbe suscitare per il proprio straordinario patrimonio culturale, con il conseguente beneficio di reperire eventuali fondi da altri enti pubblici o imprese private da destinare alla conservazione e all’incremento del patrimonio stesso.
Recentemente è stata sondata anche la possibilità di inserire la base-dati Cai all’interno di un consolidato sistema bibliotecario, come quello di una Regione o di una Università e sono stati quindi avviati alcuni contatti del tutto informali e preliminari, ma potrebbe essere anche questa una strada possibile, che avrebbe, probabilmente, il vantaggio di un minore impegno economico da parte del C.A.I.